W badaniu przeprowadzonym przez amerykańską firmę Mersive, 72% ankietowanych uczestników spotkań uważa, że połowa czasu meetingu jest całkowicie zmarnowana. Problem wydaje się być znaczący biorąc pod uwagę, że jedna trzecia badanych uczestniczy w więcej niż 10 spotkaniach tygodniowo. Jak mówi przysłowie, „czas to pieniądz” - szczególnie wówczas, gdy meeting nie jest prowadzony we własnym biurze, ale opłaconej na tę okazję zewnętrznej sali.

Motywuj ludzi do pracy

W jaki sposób można zwiększyć produktywność podczas spotkań i zaoszczędzić pieniądze? Na to pytanie próbował odpowiedzieć Paul Rulkens, prezes  międzynarodowej firmy Agrippa Consulting, autor książki The Power of Preeminence i wielokrotny prezenter na konferencjach TED. Przede wszystkim zaleca on skracanie czasu przeznaczonego na spotkanie. Uzasadnia to faktem, że uczestnicy w obliczu krótszego meetingu powinni być bardziej zmotywowani do działania.

Rulkens proponuje także rozpoczynanie spotkania od najtrudniejszego i najmniej przyjemnego punktu w całym programie. Po uporaniu się z największym problemem – stwierdza prezes Agrippa Consulting – reszta będzie wydawać się zabawą, a pod koniec pozostanie poczucie, że osiągnięto założone cele.

Istotną kwestią jest także wspólne ustalenie celów spotkania. Paul Rulkens proponuje, by na początku meetingu zadać wszystkim uczestnikom pytanie: Jak według Ciebie ma wyglądać sukces tego spotkania?. Po zdefiniowaniu rezultatów należy skupić się na jak najszybszym ich osiągnięciu.

Przełam opór do zadawania pytań

Stwórz program spotkania z wyprzedzeniem – mówi Krish Ramakrishnan, dyrektor naczelny Blue Jeans Network. - Nie musi być ona długa, wystarczy wypunktowana lista najważniejszych tematów dyskusji. Taki dokument zdaniem Ramakrishnana należy rozesłać uczestnikom przed spotkaniem, by mogli się przygotować do dyskusji.

By rozwiać wszelkie wątpliwości, warto zarezerwować ostatnie 10-15 minut spotkania na zadawanie pytań. Czasami jednak uczestnicy nie mają na to ochoty lub też pomysły na zapytanie nie przychodzą od razu. Gdy nikt nie rozpoczyna rozmowy, Josh Neblett, współzałożyciel sklepu internetowego Etailz proponuje pozostawienie niezręcznej ciszy i wpatrywanie się w twarze uczestników przez ten czas. Jak stwierdza, po kilku minutach powinny pojawić się pierwsze pytania. Dyskusje pod koniec spotkań często poruszają istotne kwestie i mogą przełożyć się na rozwiązanie napotkanych po drodze problemów.

Zapobiegaj spóźnieniom

Częstym problemem obniżającym produktywność są spóźnienia. Strata czasu może wynosić nawet 15 minut. W przypadku, gdy rozpoczęliśmy już spotkanie, dojście kolejnego uczestnika powoduje, że musimy rozpocząć pracę od  nowa. Wcześniej istniała kultura przychodzenia na spotkanie z przeszło dziesięciominutowym spóźnieniem, co było nieproduktywne i przeszkadzające - mówi Darrell Gehrt z Inquisium, oddziału fimy Cvent. Zaproponował następujące rozwiązanie problemu: każda osoba, która weszła do sali po rozpoczęciu spotkania, musiała zaśpiewać jakąś piosenkę a capella. Gehrt przyznaje, że od tego czasu uczestnicy przykładali większą wagę do punktualności.

Po każdym spotkaniu warto przeanalizować jego mocne i słabe strony. Zastanowić się nad tym, co przynosi wymierne korzyści, a co powoduje problemy lub obniżenie koncentracji uczestników. Pomoże to zoptymalizować pracę podczas kolejnych spotkań. Produktywność spotkań można zwiększać także poprzez dopasowanie sposobu prowadzenia meetingu do audytorium oraz modyfikując salę konferencyjną, np. zmieniając ustawienie stołów i krzeseł.