Organizacja dużych konferencji w przeciwieństwie do małych spotkań i szkoleń może być o wiele bardziej skomplikowana. Pojawia się wtedy więcej czynników, które należy wziąć pod uwagę, by konferencję można było uznać za w pełni udaną. O czym zatem nie można zapomnieć?

W rzeczywistości planowanie dużych spotkań jest podobne do zarządzania projektami. Konferencja też jest rodzajem zamkniętego w czasie "projektu". Ma swój początek i koniec. Po konferencji oczekujemy konkretnych rezultatów. Z tego powodu organizatorzy dużych spotkań lub event managerowie korzystają z metod zarządzania projektami.

Określ temat i cel konferencji

To pierwsze pytanie, na które należy sobie odpowiedzieć podczas przygotowywania wydarzenia. Jaki ma być jego temat oraz co chcemy dzięki niemu osiągnąć? Czy celem będzie działanie PR-owe na rzecz firmy, pozyskanie partnerów do określonego projektu, przeprowadzenie szkolenia czy też poruszenie ważnego społecznie tematu na forum publicznym? Czy zależy nam na wysokim zwrocie ze sprzedaży biletów?

Należy także określić, czy konferencja będzie miała charakter otwarty oraz wstępnie oszacować liczbę potencjalnych uczestników. Jest to o wiele prostsze w przypadku wydarzeń zamkniętych. Podczas szacowania uczestników konferencji otwartych możemy się posiłkować frekwencją z podobnych wydarzeń.

Przygotuj budżet konferencji

Żadna większa konferencja nie może się obyć bez dobrze sporządzonego budżetu. Należy zbilansować źródła pieniędzy z potencjalnymi wydatkami. Skąd jednak możemy czerpać środki na organizację wydarzenia? Dobrym sposobem będzie znalezienie przedsiębiorstwa z danej branży, które mogłoby być zainteresowane sponsoringiem - jeśli nie pełnym, to przynajmniej pokryciem części kosztów w zamian za promocję. Wiele zależy tutaj od tematu spotkania oraz tego, jakie korzyści wizerunkowe może odnieść firma. Umowa sponsorska nie została szczegółowo uregulowana w żadnym akcie prawnym. Odnoszą się do niej podstawowe zapisy Kodeksu Cywilnego oraz ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

W przypadku spotkania o charakterze otwartym można zdecydować się na pobieranie opłaty za udział w konferencji od uczestników. Bardzo istotną kwestią jest określenie przystępnego progu cenowego, który jednocześnie przyniesie zwrot inwestycyjny. Warto wówczas postawić się na miejscu uczestnika i odpowiedzieć sobie na pytanie: jaką będzie miał korzyść z uczestnictwa w takim wydarzeniu? Może otrzyma drukowane materiały ze spotkania lub certyfikat, zaświadczający o udziale? Czy może liczyć na poszerzenie wiedzy i kompetencji?

W zależności od tematu spotkania niektóre konferencje mogą być dotowane przez środki unijne. Warto spojrzeć na możliwości, które daje Unia Europejska w ramach Funduszy Strukturalnych (Nowa Perspektywa Unijna) lub programu Erasmus Plus w przypadku młodzieży i studentów.

Wybierz odpowiednie miejsce dla swojej konferencji

Jest to jeden z najważniejszych punktów przygotowywania konferencji. Od jakości miejsca, wielkości pomieszczenia, lokalizacji i dodatkowych usług może w dużym stopniu zależeć powodzenie całego przedsięwzięcia. W tym przypadku trzeba zbilansować korzyści, płynące z organizacji wydarzenia w konkretnym miejscu z kosztami, jakie poniesiemy.

W pierwszej kolejności trzeba zwrócić uwagę na wymiary pomieszczenia. Dobrą praktyką jest wyszukanie sal, które będą mogły pomieścić trochę więcej osób, niż wynika z szacunków. Nie wolno jednak przesadzić. W przypadku zarezerwowania sali konferencyjnej z 800 miejscami na potrzeby 400-osobowej konferencji możemy stracić bliskość kontaktu z uczestnikami z powodu ogromu wolnej przestrzeni. Z kolei niedoszacowanie liczby osób w drugą stronę sprawi, że zabraknie miejsc dla wszystkich.

Oprócz kubatury pomieszczenia należy także zwrócić uwagę na układ krzeseł. W przypadku większych konferencji mamy zwykle do dyspozycji układ teatralny, szkolny (z ławkami) lub kabaretowy (okrągłe, kilkuosobowe stoliki z widokiem na scenę). Układ należy wybrać zgodnie z tematem i charakterem konferencji.

Gdzie szukać sali?

Nie bez znaczenia jest odpowiednia lokalizacja obiektu. Podczas rezerwacji warto brać od uwagę odległość od centrum miasta, dworca PKP i przystanków komunikacji miejskiej. Jeśli miejsce jest dobrze oznakowane i łatwo rozpoznawalne, uczestnicy nie będą mieli problemu z trafieniem. Jeżeli zdecydujemy się na mało charakterystyczne miejsce, warto zadbać o dostarczenie wskazówek dojazdu dla uczestników np. korzystając z darmowej wtyczki Google Maps.

Odpowiednich sal możemy szukać w centrach kongresowych, gdyż zazwyczaj posiadają kilka pomieszczeń konferencyjnych w różnych rozmiarach. Obsługa takiego obiektu posiada duże doświadczenie w organizacji podobnych wydarzeń i powinna pomóc w dobraniu odpowiedniej sali. Pomieszczenia konferencyjne znajdziemy również w hotelach. Często obiekty kulturalne, takie jak teatry czy domy kultury posiadają duże sale na wynajem. Jeśli zależy nam na auli w stylu akademickim, możemy się zwrócić do szkół wyższych.

Zapewnij zaplecze techniczne

Podczas rezerwacji pomieszczenia należy zwrócić uwagę na to, czy obiekt zapewnia odpowiedni sprzęt konferencyjny. Pamiętajmy, że im większa konferencja, tym bogatsze wyposażenie będzie nam potrzebne. Najważniejsze elementy dla większości konferencji to m.in. rzutnik, mikrofon wraz z odpowiednią liczbą głośników, możliwość szybkiego podłączenia własnego laptopa poprzez kable VGA lub HDMI.

Nie zapomnij o cateringu

Podczas przygotowywania wydarzenia nie możemy zapomnieć o gastronomii. Większe konferencje zwykle przewidują przerwy na kawę z ciastkiem oraz w przypadku dłuższych wydarzeń - pakiety obiadowe lub szwedzki stół. Obiekty zwykle oferują swoje własne usługi cateringowe. Jeżeli jednak nie świadczą takich lub ich zakres nie pokrywa się z potrzebami, powinniśmy się zorientować, czy zezwalają na obsługę przez inną firmę z zewnątrz.

Informuj o wydarzeniu

Jeżeli zdecydowaliśmy się na konferencję otwartą, to musimy poinformować o niej potencjalnych uczestników. Oprócz zamieszczenia komunikatu na stronie www warto również utworzyć notkę z wydarzeniem w mediach społecznościowych, np. na Facebooku. Można skontaktować się z konkretnymi społecznościami poprzez tematyczne grupy.

Warto zwrócić się również do branżowych mediów (magazynów, portali internetowych itp.) z prośbą o objęcie wydarzenia patronatem medialnym. Jeżeli posiadamy odpowiednie środki, możemy rozpocząć drobną kampanię outdoorową - rozwieszając plakaty z informacją o konferencji.

Pozostałe wydatki

W zależności od posiadanych środków w przypadku organizowania konferencji otwartej powinniśmy pomyśleć o druku biletów wstępu, materiałów i broszur dla uczestników oraz plakatów. Takie zamówienie możemy zlecić firmie poligraficznej, która wykona określony nakład.

Więcej uwag, dotyczących wynajmu sali konferencyjnej lub szkoleniowej znajdziecie tutaj.