Zanim zaczniemy myśleć o urządzaniu oraz wyposażaniu sal, zastanówmy się, do jakiego klienta będziemy kierowali naszą ofertę. Zdecydujemy, czy nastawiamy się na świadczenie usług w wysokim standardzie dla zamożniejszych klientów (duże firmy) czy klientów dysponujących mniejszym budżetem i szukających tanich sal.

Jaka jest różnica? Najogólniej rzecz biorąc, klientów bardziej wymagających jest mniej, trudniej ich zdobyć ale mamy znacznie większy zarobek na pojedynczym wynajmie. Będziemy musieli także znacznie więcej zainwestować w nasz lokal.

Z zasady zarobek na usłudze premium jest wyższy bo możemy zaproponować wyższą cenę i będzie ona uzasadniona oferowanym standardem. Tymczasem koszty stałe pozostaną na tym samym poziomie – dobre meble nie ulegają szybkiemu zniszczeniu, koszty ogrzewania czy sprzątania lokalu tez pozostaną takie same.

Dlaczego w takim razie nie warto od razu postawić na wyższy standard, dzięki czemu będziemy mogli obsługiwać zarówno klientów zamożniejszych (wyższa marża) jak i tych oszczędnych (większa ilość zamówień)? Dla szukających tańszej sali możemy przecież obniżyć ceny do tych, które proponuje tańsza konkurencja i klienci z pewnością wybiorą wówczas nasze sale – w tej samej cenie otrzymają wyższy standard. Przy większych obrotach pierwotnie większa inwestycja powinna się przecież dość szybko zwrócić.

Niestety takie rozwiązanie nie wchodzi w grę z powodów stricte praktycznych. Biorąc pod uwagę dostępne narzędzia i platformy sprzedaży, nie będziemy w stanie trafić do dwóch oddzielnych grup klientów z różnymi ofertami. Albo nasze ofertowe ceny będą wysokie (co zniechęci na starcie kontrahentów szukających oszczędności) albo niskie (co nie pozwoli nam uzyskać pożądanej marży od klientów zamożnych).

Warto też wziąć pod uwagę następującą zależność: znacznie łatwiej pozyskać klientów na tańsze sale. Dzieje się tak dlatego, że klienci z mniejszym budżetem są o wiele bardziej skorzy do aktywnego poszukiwania oszczędności co znacznie zwiększa nasza szansę na bycie znalezionym i zauważonym. Jeśli decydujemy się na standard premium, musimy liczyć głównie na własne siły i inicjatywę – to my musimy wychodzić do klientów i przekonywać ich dlaczego warto zapłacić więcej i wynająć salę u nas.

Nasze sale - tanie czy drogie?

‍

W wielu wypadkach wybór standardu jest nam już narzucony przez standard samego budynku. W podniszczonym biurowcu z lat 80-tych nie uzyskamy standardu premium nawet gdybyśmy zainwestowali majątek w same sale.

Załóżmy jednak, że obiekt w którym mamy lub planujemy urządzić sale jest w przyzwoitym standardzie. Co wybrać? Urządzić oszczędnie i sprzedawać mniej wymagającym klientom po niższych cenach? A może zainwestować większe pieniądze ale przygotować ofertę na tzw. 'wysoki połysk'?

Nie da się tutaj udzielić jednoznacznej odpowiedzi bez rozeznania rynku lokalnego oraz porównania kosztów realizacji każdego z tych wariantów. Jak to zrobić?

1. Przeglądnijmy oferty najtańszych sal do wynajęcia w     naszym mieście. Sprawdźmy ile ich jest, w jakich lokalizacjach oraz jakie     mają realne ceny wynajmu. Oraz w jakim standardzie są same sale.
2. Przejdźmy do wyższej półki – sale w hotelach i     bardziej prestiżowych lokalizacjach. Sprawdźmy jak szeroka jest oferta     takich sal w naszym mieście/dzielnicy. Porównajmy ich ceny z cenami tanich     sal. Jeśli różnica jest znaczna, najprawdopodobniej oznacza to, że na     rynku jest sporo firm skłonnych zapłacić więcej za lepszą sale. Jeśli     różnice nie są duże, wskazuje to na potencjalne trudności w uzyskaniu wyższej     marży dla lepszych sal.
3. Przeanalizujmy naszą lokalizację:

a)       czy nasze otoczenie pozwoli nam na świadczenie usług wysokiej jakości bez narażania się na krytykę bardziej wymagających klientów (odrapane kamienice, zaniedbane obejścia budynków, śmieci na ulicy etc.)

b)      czy w bliskim sąsiedztwie funkcjonują obiekty które mogą pozwolić nam uzyskać dodatkowy ruch w salach? Bliskość nowoczesnych biurowców, starówki, centrów handlowych, dworca – wszystko to może stać się naszym atutem w walce o klientów, szczególnie tych bardziej wymagających

Kolejnym krokiem jest porównanie kosztów przygotowania sal dla wyższego i niższego standardu.  Pamiętajmy, że o standardzie naszej sali nie świadczy jedynie jakość stołów czy krzeseł. To nie tutaj koszty przygotowania są znacząco wyższe. Zazwyczaj o wiele większym wyzwaniem finansowym są nakłady na przygotowanie całości lokalu na przyjęcie bardziej wymagających klientów. Czyli: drzwi wejściowe do lokalu, łazienki, okna, wykładziny, biuro/recepcja itd.

Urządzamy salę

‍

Załóżmy teraz, że kwestię standardu mamy już wstępnie przemyślaną. Przejdźmy więc do samej sali.

Czego będziemy  potrzebowali w sali szkoleniowej/konferencyjnej?

Aby sala spełniała swoją rolę, nie potrzebuje tak naprawdę żadnego wymyślnego wyposażenia.

Decyzje które musimy podjąć dotyczą głównie takich aspektów jak:

a) kolor ścian

b) podłoga – czy położyć wykładzinę? (jeśli tak to w jakim kolorze)

c) oświetlenie

d) krzesła

e) stoły

f) klimatyzacja

g) zasłony/żaluzje

h) wyposażenie dodatkowe

Rozpocznę od uwagi ogólnej, istotnej zarówno dla sal tańszych jak i tych w wyższym standardzie. A właściwie od prośby. Zanim zabierzesz się za urządzanie czegokolwiek, zaczerpnij inspiracji z donrych źródeł. Ćwicz swój gust i swoje oko przeglądając dobre projekty. Mało kto jest skory przyznać się do słabości własnego wyczucia w kwestii wystroju wnętrz. Tymczasem, niestety (mówię to z wielkim żalem), nasze społeczeństwo w przeważającej większości jest w tym zakresie po prostu ułomne. Dlaczego? Wojna oraz kilkadziesiąt lat komunizmu zrujnowało naszą kulturę materialną. W miejskim krajobrazie dominują paskudne prlowskie bloczki a wiele wnętrz pamięta jeszcze epokę Gierka. W naszym otoczeniu brakuje ładnych budynków i ładnych przedmiotów. Jeśli ktoś nie bywa często w muzeach, na wystawach, nie rozwija się na własną rękę – nie ma skąd mieć dobrych wzorców estetycznych. Będzie wybierał przedmioty w bardzo złym guście, zupełnie nie zdając sobie z tego sprawy. Ze względu na naszą tragiczną historię, jesteśmy względem zachodnich społeczeństw aktualnie bardziej kalecy niż mogłoby się nam wydawać. Widać to nawet po wielu rodzimych magazynach wnętrzniarskich – dominuje kicz i słaby design. Nierzadko za bardzo duże pieniądze. Zmiany w tym zakresie następują bardzo powoli.

Stąd, jeśli nie chcemy później żałować, warto rozważyć konsultacje u specjalisty wystroju wnętrz. Dobrego. Bo znowu – niespodziewanie często samozwańczy designerzy powielają rozwiązania po prostu brzydkie. Zobaczymy to zapewne dopiero po jakimś czasie, szczególnie jeśli u konkurencji pojawi się lepsze wzornictwo. Tymczasem piękno broni się samo, dobre projekty pozostają dobre niezależnie od mody.

Równocześnie dobry design jest często bardzo prosty i niekoniecznie oznacza duże wydatki. 

‍

Jeśli ktoś wie, że nie będzie mógł skorzystać z takiej pomocy (bo na przykład go nie stać lub nie pozwalają mu na to ramy organizacyjne w których działa), proponuję wariant ostrożny czyli taki, w którym nie da się całości specjalnie zepsuć.

Zacznijmy jednak od porządnego zaczerpnięcia inspiracji: przeglądnięcia internetu w poszukiwaniu udanych realizacji. Pinterest jest tutaj idealną platformą do poszerzania swoich horyzontów. Gdy uważnie przejrzymy co najmniej 200 dobrych wzorów będziemy mogli nabrać wstępnego wyczucia jak może wyglądać ciekawie urządzona sala szkoleniowa.

Po kolei:

a) ściany. Podstawowa sprawa: ściany powinny być jasne, najbezpieczniejsze są białe lub prawie białe. Ewentualnie bardzo jasne i ciepłe barwy.  Uzyskanie przyjemnego charakteru wnętrza przy ciemnych kolorach ścian jest bardzo trudne i wymaga sporego doświadczenia projektanta – nie warto ryzykować. Wiele osób stara się zróżnicować swoje pomieszczenia poprzez kolor ścian. Powstają więc sala szara, sala piaskowa, sala zielona, sala fioletowa. Dziwnym trafem większość klientów domaga  się potem sali białej lub piaskowej a fioletowa nawet na najlepszych zdjęciach wygląda jak wieko od trumny.

Wiele osób zastanawia się, czy warto wieszać coś na ścianach. Są dwie szkoły. Jedna mówi, że sala powinna być jak najbardziej ‘neutralna’ – to prowadzący szkolenie ma tworzyć treść na której skoncentrowana będzie uwaga słuchaczy. Inni twierdzą z kolei, że dobrze jest móc zawiesić oko na jakimś przyjemnym obrazku. Osobiście uważam, że stonowana i ostrożna dekoracja ścian prędzej pomoże niż zaszkodzi. Wiele zależy to jednak również od takich czynników jak powierzchnia ‘gołych’ ścian (zależy od wysokości sufitu, ilości okien, drzwi etc.) czy rozmiary pomieszczenia.

b) podłoga. Czy położyć wykładzinę? Wykładzina ma swoje plusy i minusy. Do plusów należy zaliczyć głównie pewien przyjemny biurowo-domowy klimat który może nadać pomieszczeniu. Dużym minusem jest jednak utrzymanie wykładziny w porządku oraz uniknięcie wycierania się w miejscach intensywnej eksploatacji. Jeśli więc decydujemy się już na wykładzinę, nie warto kupować taniej. Popytajmy w specjalistycznym sklepie o wytrzymałość, odporność na zabrudzenia i tym podobne. Tańsze wykładziny już na starcie wyglądają gorzej a na dodatek okazują się droższe w utrzymaniu już po paru pierwszych miesiącach użytkowania.

c) oświetlenie. To osobny temat, któremu rozwiniemy w jednym z kolejnych naszych poradników.

d) krzesła – warto poświęcić nieco więcej czasu na wybór odpowiednich krzeseł do naszej sali. O czym trzeba pamiętać:

-        miękkie – jest bardzo wiele dobrego wzornictwa krzeseł bez tzw. wyściółki. Są one też często tańsze posiadając więcej kolorów do wyboru.  Uważajmy jednak: dla wielu ludzi, szczególnie starszych, siedzenie na twardych krzesłach przez dłuższą chwilę wiąże się ze sporym dyskomfortem. Chętnie opowiedzą o tym oceniając naszą salę w ankietach,

-        Lekkie – abyśmy nie musieli wysyłać naszych pracowników na rehabilitację kręgosłupa,

-        wkładane jeden w drugi – sytuacje w których miejsce w naszym lokalu/składziku/magazynie nie jest dla nas bardzo cenne należą do rzadkości

-        wąskie – im węższe krzesło tym więcej osób zmieścimy w sali

-        w przyjemnym kolorze - unikajmy ponurych i nieciekawych kolorów takich jak czarny czy szary. Znowu – dobry designer stworzy świetną przestrzeń nawet z tymi kolorami w centrum, nie ryzujmy jednak na własną rękę.

e) stoły – obok krzeseł to drugi podstawowy element wystroju naszej sali nadający jej charakter.  Również warto zacząć od dobrego rozeznania w tym zakresie. Powinny być:

- mobilne! – warto już teraz założyć, że nasze stoły będziemy przestawiać na wszystkie strony i sposoby. Będziemy je chować rozkładać i przenosić w takt potrzeb naszych klientów.  Mobilność naszych stołów to wyznacznik numer jeden dobrego zakupu. Poza szczególnymi sytuacjami: nie dajmy się skusić ładnie wyglądającymi zestawami montowanymi na stałe. 

-        w pełni komfortowa przestrzeń blatu do pracy dla jednej osoby to 75 x 75 cm. To daje ławkę wielkości 150 x 75 cm. Rzadko jednak, szczególnie w mniejszych salkach, udaje się zmieścić takie gabaryty. Na ile możemy oszczędzić na tych wymiarach? Stół o głębokości 60 cm jest nadal bardzo wygodny. Absolutnym minimum jest 130 x 50 cm – to wymiary ławki szkolnej. Nieco mało do pracy z komputerami ale szczególnie dla tańszych sal – nikt nie powinien się skarżyć,

-        składane – warto od razu pomyśleć, gdzie wstawimy nasze stoły gdy klient zażyczy sobie na przykład ustawienia kinowego. Składane stoły są zazwyczaj nieco droższe, mogą jednak szybko się zwrócić ze względu na oszczędność przestrzeni którą dają.

 Jeszcze co do stołów ­ i krzeseł. Moje wieloletnie doświadczenie pokazuje, że poza nieszczęśliwymi przypadkami, klienci praktycznie nie niszczą  mebli. Urwany ekran, przewrócony rzutnik, ułamany flipchart – owszem.  Ale nie porysowane stoły czy krzesła . Moje wcześniejsze obawy były prawdopodobnie  spowodowane powszechnymi doświadczeniami ze szkoły czy studiów.

f) klimatyzacja -  nad klimatyzacją warto się dobrze zastanowić. Poza specjalnymi przypadkami, w naszej strefie klimatycznej potrzebna bywa w zasadzie jedynie przez (maksymalnie) 1/6 sezonu. Klimatyzacja nie jest też dobrym powodem dla podniesienia ceny sali. W praktyce jest bardziej okazjonalnym wymogiem, którego niespełnienie nie pozwoli nam wystartować w przetargu czy złożyć oferty wymagającemu klientowi. Szczególnie jeśli celujemy w tańszy segment rynku – warto się z tą inwestycją wstrzymać i dopiero po pewnym czasie podsumować sobie faktycznie zgłoszone zapotrzebowanie.

g) zasłony / rolety. Tutaj istotą jest możliwość uzyskania zaciemnienia na potrzeby prezentacji z wykorzystaniem rzutnika. Nie musi to być zaciemnienie całkowite – obraz z dostępnych na rynku nawet podstawowych projektorów jest na tyle jasny, że powinien być widoczny nawet w przy częściowym zaciemnieniu. Warto jednak sprawdzić ekspozycję ściany z ekranem na światło słoneczne w godzinach trwania większości szkoleń (9.00-17.00). Rolety/żaluzje nadadzą pomieszczeniu bardziej biurowy i formalny charakter. Dobrze dobrane zasłony pozwolą natomiast nieco ‘ocieplić’ pomieszczenie i nadać mu bardziej domowy charakter.

h) wyposażenie – podobnie jak z klimatyzacją, jeśli coś tylko nie jest konieczne, warto poczekać. Za wyjściowy niezbędnik można uznać:

-        rezerwowy laptop dla prowadzącego

-        rzutnik (warto kupić model z wejściem hdmi i rozdzielczością natywną 1024 x 768)

-        ekran (uwaga: ekrany są w większości naprawdę bardzo słabej jakości. Jeśli ktoś ma możliwość łatwego montażu, warto zadbać o rozwijany ekran na stałe zamocowany na ścianie/suficie)

-        flipchart  (mobilny na kółkach – większa znacznie większa żywotność)

-        tablica suchościeralna (mobilna lub zamontowana na ścianie)

-        nagłośnienie  (tylko dla większych sal, powyżej 50 m2)

Ważna uwaga: jeśli chodzi o flipcharty i tablice suchościeralne, warto zainwestować w produkty z powłoką ceramiczną. Finalnie zakup okaże się sporą oszczędnością – powierzchnia ceramiczna po latach intensywnej eksploatacji wygląda dokładnie tak samo jak po zakupie, żywot pozostałych powierzchni to 2-3 lata.

Jeśli chodzi o pozostały sprzęt, radzę przyjąć strategię elastyczności. Aktualnie niemal dowolny sprzęt można kupić i otrzymać w ciągu 48 godzin. To oznacza, że możemy wrzucić sobie różne propozycje do oferty po czym spokojnie czekać na zamówienia i rozważać zasadność zakupu w momencie pojawienia się realnych potrzeb.

Na czym nie warto oszczędzać:

-        porządnych mobilnych stołach

-        wytrzymałej wykładzinie

-        ceramicznej tablicy i flipcharcie

Gdzie nie warto przepłacać:

-        farba do ścian – i tak co dwa lata trzeba będzie przemalować

-        rzutnik multimedialny – poza wielkimi salami w zupełności wystarczą tańsze modele

-        dodatkowy sprzęt typu kamera/tablica multimedialna/tv etc. – nie warto kupować zanim nie będzie naprawdę dobrego powodu aby to zrobić

I ostatnia uwaga: pamiętaj – to nie Twoja sala ma być gwiazdą wydarzeń w twoim obiekcie.  Sala ma być tylko przyjaznym tłem, na którym wydarzenia Twoich klientów będą ich sukcesem. 

‍